フリーランスになるなら必ず覚えておこう!請求書の作成方法

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フリーランスとして収入を得る際に、避けては通れないのが「請求書の作成」です。はじめのうちは、請求書なんて作ったことがない! 本当に必要な書類なの? と困惑してしまうかもしれませんが、慣れてしまえば簡単に行える作業。今回は、請求書の作成方法についてご紹介していきます。

請求書はなんのために必要?

請求書は、発行しなかったからといって必ずしも罰則があるわけではありません。ただしトラブルを防止したり、確定申告の証明として必要になったりするため、フリーランスにとって重要な書類となっています。

取引内容の証明

取引内容や金額が明記されている請求書を発行せず、口頭でのみ報酬を決めた場合、正しく支払いが行われなかったときに、そのことを証明する方法がありません。悪意はなくても認識の齟齬によってトラブルが発生することもあり得ますので、お互いに安心して仕事を行うためにも、明文化した書類を交わしておきましょう。

確定申告に必要

請求書は確定申告の際に、明確な処理を行うための重要な書類でもあります。請求書の内容を元にすれば、記帳作業をスムーズに行うことができますよ。

また、確定申告においては、実際に取引があったことを証明する役割も担っています。個人事業主には、青色申告、白色申告にかかわらず、法律上、請求書を5年間保存する義務が定められているのです。

なお、帳簿の保存期間は7年間と義務づけられているため、万が一の場合に取引内容を証明できるよう、請求書も一緒に7年間保存しておくのがよいでしょう。

請求書の作成方法

まずは、インターネット上から請求書のテンプレートをダウンロードしましょう。ダウンロードしたエクセルシートに、必要な項目を記入していけば、あっという間に完成です。

請求書に必須の記載事項は、以下のとおり。

1. 請求先の氏名または名称(請求書の宛先の会社名、部署名、担当者氏名)
2. 書類作成者の氏名または名称
3. 口座情報(銀行名、支店名、口座種類、口座名義、口座番号)
4. 発行年月日
5. 取引内容(摘要や商品名、数量、単価、小計金額など、取引内容の詳細)
6. 取引金額(単価と小計は消費税別、合計金額は消費税込で記載することが一般的)

また、原稿料、講演料、デザイン料、指導料など、所得が「報酬」にあたる場合、請求金額から所得税が源泉徴収されることもあります。その場合は、源泉徴収税額それを引いた合計金額も記入するようにしましょう。

なお、平成25年1月1日から平成49年12月31日までの間に生じる所得においては、復興特別所得税が課されているので計算方法に注意。支払い額が100万円以下の場合、源泉徴収税額は報酬の10.21%になります(10%が所得税額、0.21%は復興特別所得税額)。

送り方

作成した請求書は、原本を郵送、もしくはPDFデータの送信という形で相手に渡すことになります。現在はほとんど、PDFデータでのやりとりを指定されますが、たまに郵送の場合もあるので注意が必要。記入ミスや捺印漏れがあると再送をお願いされることもあるため、封筒に入れる前に入念にチェックしておきましょう。

送る際の注意

請求書は基本的に、発注元の毎月の締め日までに送付する必要があります。事前に送付期限を指定されることもありますが、何も言われないようであれば、自分から確認しておくようにしましょう。締め日を過ぎて提出した請求書は、処理が来月に持ち越しになり、報酬の支払いが本来より遅くなってしまう可能性もあります。相手に面倒をかけてしまうことになりますし、自分も収入が遅滞して困ってしまうので、送付期限はきちんと守ってください。

請求書を発行をマスターして、フリーランスデビューを飾ろう!

フリーランスは営業から経理まで自分で行う必要があるので、最初は慣れない作業も多いでしょう。請求書の作成は、テンプレートを使って要領さえ掴んでしまえば、難しいことではありません。早くマスターして、どんどんフリーランスとして活躍していきましょう!

オルカ

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小笠原出身の島っ子ライター。フラダンスとジャズピアノが趣味の、新卒フリーランスです。

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