一緒に仕事をしたいと思ってもらうために。120点のメール作成術

お手紙とバラ
フリーランス

フリーランスとして個人でお仕事をいただいている立場なら、相手から「この人にまた仕事をお願いしたい!」と思ってもらえるコミュニケーションを心がけることは必須です。メールのやりとり1つでも、相手が自分に抱く印象はガラッと変わるでしょう。そこで今回は、ビジネスメールで120点を目指すために、意識したいポイントをご紹介していきます。

謝罪と感謝は最初に

「ごめんなさい」「ありがとう」が用件に含まれる場合は、まずそれを優先して、メールの最初で述べること。最初といっても正確な位置としては、「宛名」「お世話になっております」の後になります。

ちなみに敬語として確実に使えるのは

ごめんなさい<すみません<申し訳ありません<申し訳ございません
の並びでいうと、「申し訳〜〜」の右2つでしょう。一番丁寧な言葉を選んでおけば余計な心配がないので、基本的には「申し訳ございません」を使うようにしています。

同じ言葉を重ねない

同じメール内で同じ言葉を繰り返し使うのは格好悪いため、語彙を増やして言い換えを工夫するといいでしょう。私がよく使う一例としては以下の通りです。

(お願いのクッション言葉)
お忙しいところ誠に・ご多用中に・当然の〇〇で・誠に勝手なお願いで

恐縮ですが・恐れ入りますが・申し訳ございませんが・お手数ですが・ご迷惑をおかけしますが・ご面倒をおかけしますが
〜〜〜mustではないお願い〜〜〜
可能であれば・差し支えなければ・お時間が許せば・よろしければ

(感謝)
誠にありがとうございます・心より感謝申し上げます。・大変嬉しく思います・お礼申しあげます・感謝の気持ちでいっぱいです・ほんとうにありがとうございます

(お願い)
お願いいたします・~と願います・〜していただければと存じます(思いますの謙譲語)・~していただけますと幸いです

特にお願いの際のクッション言葉は、悪気がなくとも欠けると失礼な印象になってしまうので気をつけましょう。声でニュアンスが伝わらない分、文字では最大限の丁寧さを意識するくらいがいいと思います。

相手の気分を上げる+ひとこと

私は以前、自分の考えた企画の取材を依頼した方に、「とても面白そうな企画ですね!私も読んでみたいと思いました!ぜひご協力させてください!」と、ご返信をいただいて感動したことがあります。その相手は私よりもずっと年上でお忙しそうな方だったので、社会人として対等に扱ってもらえたこと、忙しい中でお気遣いいただいたことが、かなり印象的でした。

たった一文で人を幸せにできると知ってしまった私は、その日から相手の気分を上げる「ひとこと」をメールに添えるよう心がけています。例えば、取材依頼をする際は「~~という素晴らしい実績を拝見して」「〜〜をお伺いするなら、やはり〇〇様にと思い」など、相手の過去の活動を踏まえて、「あなたにお願いしたい!」という気持ちをアピールするとか。

カメラマンさんから記事用の写真ファイルを送ってもらったら、「どれも素敵なお写真ばかりで、記事に使用させていただくものを選ぶのが楽しみです!」と、感謝に感想をつけ加えるとか。ちょっとした一文で、相手とのコミュニケーションが気持ちよく進むようになりますよ。

返信はできる限り早く

いろいろな契約先があると、1日でやりとりするメールやチャットの回数はなかなか膨大な量になります。しかもこれがまた、「後でやろう」と思っていると、どんどん手をつけるのが億劫になるんですよね。しかし、仕事の連絡は自分の返信次第で、この後の相手のスケジュールを左右します。自分の都合や気分で、返信をいつまでも寝かせるわけにはいかないのです。

そこで私は基本的に、メールやチャットの受信・電話の着信に気づいたら、目に入ってしまった瞬間、強制的にその場で返信をするというマイルールを設けています。すぐに返事ができない内容・状況なら、「○時までにお返事します」「外出中のため、○時に折り返します」と、一報を入れるだけでもかなり印象が変わるでしょう。

自ら返信期限を設けるのは、自分自身が無駄に先延ばしにすることも避けられるので便利な方法。意識しないと難しいかもしれませんが、相手のためにも自分のためにもなるので、ぜひ実践してみてください。

メールはデザイン

メールはデザインです。特にクリエイティブに関わる仕事をするなら、自分のメールや企画書も評価される対象だと意識すること。全体像をイメージして、見やすいレイアウトで作成しましょう。

特に便利で使いやすいのは、箇条書きや小見出し。

・氏名
・住所
・電話番号
をお教えいただけますでしょうか。

【企画タイトル】
〇〇〇〇
【概要】
〜〜〜
【取材希望日程】
2018年9月11日

上記のように情報を整理して記載するだけで、かなりわかりやすいメールになります。

添付ファイル名は発見しやすく

メールにファイルを添付する際は、相手がパソコンに保存した後、そのファイルを探す際にあれば便利だと思う情報を、ファル名に入れておきましょう。

基本的には
自分の名前 企画名 内容 作成年月 バージョン
などが書いてあるとわかりやすいですね。

例えば請求書なら
送信先会社名+御中_名前_◎月分請求書

修正指示を受けて作成した企画の構成なら
日付_企画名_構成(修正済)
といったイメージ。

もし追加で修正がありそうな場合は、(修正済)ではなく(2)などにしておくと、番号を増やすことで識別できるので便利ですよ。

相手がもらって嬉しいメールは、送った自分も気持ちがいい!

相手のことを想って丁寧に作成したメールは、好印象を抱いてもらえるだけでなく、自分自身の気分もよくなります。ちょっとした工夫でお互いにハッピーになれるので、ぜひ心がけてみてくださいね。

オルカ

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小笠原出身の島っ子ライター。フラダンスとジャズピアノが趣味の、新卒フリーランスです。

プロフィール

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